Задачи и компетенции специалистов и руководителей отделов закупок

23 ноября 2021

Подготовил карту, в которой собрал задачи и компетенции специалистов и руководителей отделов закупок. Дополнив карту своими требованиями, вы получите прозрачную систему развития и оценки работы менеджеров по закупкам, категорийных менеджеров, директоров по закупкам.

Также данный набор компетенций может стать направлениями развитий для сотрудников и руководителей пересекающихся в своей деятельности с закупками: логистов, бренд-менеджеров, продакт-менеджеров, руководителей подразделений, связанных с приобретением ТМЦ.

 

Выделить ключевые компетенции будет полезно каждому директору по закупкам или HR-директору, которые ставят цель провести анализ профессиональных компетенций сотрудников отдела закупок методом 360 градусов, либо иным способом.

 

Карта компетенций поможет:

  • Описать необходимый перечень знаний и умений, которым должны обладать сотрудники отдела закупок. Такой перечень можно использовать, в частности, при составлении вакансии на позицию менеджера по закупкам или категорийного менеджера;
  • Составить программы аттестации для специалистов и руководителей. Какие знания и навыки с какой регулярностью требуется оценивать;
  • Составить программу развития сотрудников и руководителей, чтобы они соответствовали необходимому и достаточному уровню профессионализма;
  • Выбирать провайдера обучения или консалтинга, который поможет закрыть необходимые задачи;
  • Контролировать прогресс развития сотрудников и руководителя отдела закупок.

 

Чтобы открыть карту в большом разрешении, нажмите на неё.

Задачи и компетенции специалистов и руководителей отделов закупок. Сергей Дубовик

 

Один из способов применения сводного перечня компетенций специалистов и руководителей отдела закупок — планирование программ обучения, тренингов и семинаров, которые должны встроиться в систему внутреннего обучения, наставничества и в общий комплекс развития hard и soft skills персонала.

 

На карте ниже приведен пример программы по сокращению затрат в закупках предприятия. Отдельные задачи, которые решаются в ходе такой программы связаны с повышением компетенций сотрудников и руководителей отдела закупок.

Нажмите на карту для увеличения.

Направления снижения затрат в закупках. Сергей Дубовик

Программы обучения для сотрудников и руководителей по закупкам можно посмотреть здесь.

Программы консалтинговых проектов можно увидеть здесь.

 

______________________________

Задачи и компетенции специалистов и руководителей отделов закупок

  Прибыль

Снижение затрат в закупках в соответствии с плановым значением

Достижение целевой экономии от функции закупок

Обеспечение заданной динамики роста прибыли направления (дистрибуция и ритейл)

Поддержание требуемого уровня (или заданного плеча) кредиторской задолженности

Обеспечение роста ROI закупок своего направления

 

  Запасы и поставки

Обеспечение требуемых норм запасов, оборачиваемости запасов

Поддержание доли неликвидов и дефицита (OOS) не выше установленного порога

Умение рассчитать необходимые размеры заказов и страховых запасов

Владение аналитическим аппаратом

Обеспечение итоговой стоимости сезонных товаров и новинок на остатке не выше нормы

Консолидация закупок от смежных отделов, департаментов, подразделений

Умение договариваться с поставщиками о поддержании ими резервов запасов на своих складах

 

  Продукция, услуги

Умение четко формулировать требования к закупаемой продукции / услугам, гарантирующие заданное качество

Сокращение доли незакрытых рекламаций поставщиками до заданного уровня

Снижение до требуемого значения доли позиций, у которых MOQ более Х месяцев использования

Поддержание количества рекламаций от внутреннего заказчика не более, чем Х в мес.

Соответствие суммы (доли) списаний из-за брака от поставщика и просроченного товара нормам

Исполнение показателей стратегии поэлементного внедрения TQM (всеобщего управления качеством)

Обеспечение подписанными у поставщиков спецификациями 100% позиций

 

  Логистика

Снижение затрат на 1 кг (1 куб. м) доставляемой продукции

Сокращение затрат пополнения и хранения запасов

Соблюдение необходимых требований к поставщикам, перевозчикам и документообороту

Выбор оптимального способа доставки из перечня Incoterms

 

  Поставщики

Улучшение условий работы с поставщиками по требуемым факторам БКЗ (большой карты закупщика)

Управление поставщиками для обеспечения ими заданного уровня сервиса и соответствия договору (стандартам компании)

Привлечение новых поставщиков

Улучшение условий поставки у существующих поставщиков или нахождение новых с лучшими условиями

Сокращение доли безальтернативных поставщиков, либо доли позиций, не имеющих альтернативного поставщика

Проведение аудита поставщиков, контроль исполнения корректирующих действий

Анализ поставщиков, реализация по итогам анализа корректирующих и предупреждающих действий

Владение алгоритмами, правилами выбора поставщиков

Умение рассчитывать стоимость замены поставщика

Рост суммы баллов поставщиков категории А и В в интегральной оценке / Обеспечение установленных долей зеленых, желтых и красных поставщиков

Выставление штрафов поставщикам и их получение

Взаимодействие с OEM производителями, ведение ODM контрактов (СТМ, ЧТМ)

Расчет экономического эффекта от передачи закупок на аутсорсинг, от «производить вместо покупать»

Сегментация поставщиков и выбор по каждому сегменту типов сотрудничества

Согласование акций и промо мероприятий, получение по итогам их проведения целевых показателей

Получение эксклюзивных условий по продукту или территории

Получение требуемой маркетинговой поддержки

 

  Переговоры

Навыки эффективной подготовки к переговорам

Результативное ведение переговоров с поставщиками для получения скидок и целевых значений стоимости

Умение договариваться о решении проблем с поставками, качеством и документооборотом

Навыки работы с возражениями и манипуляциями поставщиков

Умение «продать» выгоду работы со своей компанией поставщику, для которого сумма закупок не интересна

Применение «трех золотых правил» закупщика

Ведение переговоров для соответствия условий закупок «портрету идеального поставщика»

 

  Задачи

Поддержание эффективного взаимодействия со смежными подразделениями и внутр. заказчиками

Требуемый уровень выполненных плановых заявок (исполнение бюджета)

Требуемый уровень выполненных подтвержденных оперативных заявок

Требуемое количество проведенных ценовых мониторингов

Знание и понимание технологического процесса предприятия

Знание правил документооборота, необходимых сертификатов

Стабильное выполнение регулярных задач, соблюдение ДИ

 

  Инструменты

Целеполагание

Умение ставить SMART цели и получать ОС исполнителя

Умение контролировать исполнение целей и задач

 

    Ценообразование

Навыки назначения и расчета цен

Умение рассчитывать себестоимость

Умение рассчитывать эффективность скидок

Поддержание актуальных цен в прайсах и ERP компании

 

    Управление рисками

Знание рисков отрасли и поставщиков

Владение инструментами предвосхищения и снижения вероятности рисков

 

    Категорийный менеджмент

Знание принципов организации КМ

Умение определять категории, формировать стратегии по ним

Умение формировать и исполнять цели и показатели категории

Владение оперативными инструментами работы КМ

 

    Финансовые

Расчет / получение от поставщиков калькуляции стоимости закупаемого продукта / услуги

Умение монетизировать преимущества одного предложения перед другим

Расчет TCO (совокупная стоимость владения)

Расчет TVO совокупной оценки возможностей, TEI совокупного экономического эффекта, ROI возврата на инвестиции

Умение рассчитывать период окупаемости

Умение рассчитать выгодность отсрочки платежа

 

    Планирование

Знание алгоритма планирования и его применение

Владение формулами расчетов

Умение добывать информацию, необходимую для прогнозов будущих периодов

 

   Расчеты

Знание математического аппарата

Знание основ статистики

Знание функций Excel

 

    IT

Умение выгружать и формировать отчеты

Умение пользоваться учетной / SRM / информационной системой компании

Перевод документооборота на EDI (электронный обмен данными)

Умение проводить закупки через электронную площадку

 

  Личные качества

Умение планировать и организовывать свой рабочий день, фокусировка на главных задачах, умение расставлять приоритеты в работе

Настойчивость, твердость в достижении целей

Готовность нести ответственность за принятые решения

Коммуникация на равных с поставщиками от специалистов до генеральных директоров

Чувство собственного достоинства

Высокая дисциплина внешняя и внутренняя

Нацеленность на достижение результата, способность найти решение в сложной ситуации

Внимательность, организованность

Умение аргументировать и отстаивать свою позицию

Умение ясно и убедительно излагать мысли письменно и устно

Обучаемость, нацеленность на профессиональный и карьерный рост

Стрессоустойчивость, способность работать с большими потоками информации

Аналитический склад ума

Исследовательский навык, любопытство, желание пробовать новое

 

Сергей Дубовик


У вас планирование НОРМальное? Неисполнение планов продаж и закупок начинается с очень важных букв Н, О, Р, М.

Направления сокращения затрат в закупках. Карта и план действий

Майнд-карты для вашего бизнеса
и повседневной деятельности.
Программы обучения
Сергея Дубовика

0